Bestuurs- of directiesecretaresse

Functieomschrijving

Organisatie Wij zetten ons in voor een prettige werk- en leefomgeving voor alle Groningers! De provincie doet het werk waarvoor het Rijk te groot is en de gemeenten te klein. Maar dit doen wij niet alleen. We werken samen met inwoners, medeoverheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties hard aan alle uitdagingen waar we in Groningen voor staan. Zo verzilveren we kansen op het gebied van leefbaarheid, economie, vergroening, digitalisering en ecologie.

Al ruim 400 jaar zetten we ons in voor Groningen. Door te zorgen voor onze natuur, landschap en woningbouw. Maar ook door wegen aan te leggen en te onderhouden. We ondersteunen culturele activiteiten en organisaties zodat het culturele aanbod in Groningen levendig blijft. Er zijn subsidies voor het bedrijfsleven en ondernemers, om ze te helpen innoveren en verduurzamen.

Wat is jouw werkterrein? Jouw vak oefen je uit vanuit ons provinciehuis, aan de voet van de Martinitoren in het hart van de stad Groningen. We werken met ruim 800 collega’s aan de ontwikkeling van onze mooie provincie. Samen en gedreven maken we ons hard voor stad en ommelanden.

Je maakt onderdeel uit van het basisteam "Bestuurs- en directieondersteuning", een team van circa 10 ondersteuners. Vanuit dit basisteam ga je nauw samenwerken met het bestuur, de bestuursadviseurs, collega-bestuurssecretaresses en de ambtelijke organisatie.

Opdracht in verband met uitval binnen het team is de provincie met spoed opzoek naar een tijdelijke kracht. Deze opdracht is een combinatie van directie en bestuurssecretaresse. Afhankelijk van de kandidaat en de interne planning wordt bepaald welk functie je zal oppakken.

Bestuur secretaresse:

Hoe ziet je functie er uit?

• Je voert met grote zelfstandigheid het secretariaat van een lid van het college van Gedeputeerde Staten.
• Je houdt overzicht op de werkzaamheden en weet daarin de juiste prioriteiten te stellen. Aan jou is het volledig toevertrouwd om de complexe agenda zelfstandig te beheren en bewaken, in- en externe overleggen te organiseren en afspraken vast te leggen en te bewaken.
• Je bent zelfstandig, beoordeelt en behandelt op eigen initiatief binnenkomende correspondentie en bespreekt deze met de bestuurder en/of het team.
• Je draagt zorg voor adequate aanlevering van stukken en, waar nodig, voor aanvullende informatie en stelt nadere prioriteiten voor de bestuurder(s) bij de afhandeling op basis van kennis van de inhoud van de dossiers;
• Je draagt bij aan het organiseren van dienstreizen, ontvangsten en excursies. Ook ontvang en begeleid je op een representatieve wijze bezoekers en delegaties.
• Je bent een belangrijke eerste aanspreekpunt. Je blijft op de hoogte van wat er speelt binnen het werkveld van de bestuurder en communiceert hier snel en helder over.

Directiesecretaresse:

Hoe ziet je functie er uit?

• Je voert met grote zelfstandigheid het secretariële ondersteuning van de provinciesecretaris.
• Je houdt overzicht op de werkzaamheden en weet daarin de juiste prioriteiten te stellen. Aan jou is het volledig toevertrouwd om de complexe agenda zelfstandig te beheren en bewaken, in- en externe overleggen te organiseren en afspraken vast te leggen en te bewaken.
• Je bent zelfstandig, beoordeelt en behandelt op eigen initiatief binnenkomende correspondentie en bespreekt deze met de provinciesecretaris en/of het team.
• Je draagt zorg voor adequate aanlevering van stukken en, waar nodig, voor aanvullende informatie en stelt nadere prioriteiten voor de secretaris bij de afhandeling op basis van kennis van de inhoud van de dossiers;
• Je draagt bij aan het organiseren van dienstreizen, ontvangsten en excursies. Ook ontvang en begeleid je op een representatieve wijze bezoekers en delegaties.
• Je bent een belangrijke eerste aanspreekpunt. Je blijft op de hoogte van wat er speelt binnen het werkveld van de secretaris en communiceert hier snel en helder over.

Wat vragen wij van jou?

Wie ben je? Een teamplayer die nauwkeurig en stressbestendig kan werken in een dynamische omgeving. Je beschikt over veel inlevingsvermogen en hebt een proactieve en enthousiaste werkhouding. Je bent collegiaal, dienstverlenend en flexibel. Je bent een aanpakker, een collega die zijn mannetje weet te staan en die kritisch is op processen binnen onze organisatie. Je weet duidelijke werkafspraken te bewaken en je durft kritisch te zijn en ideeën aan te dragen hoe processen effectiever en efficiënter kunnen verlopen. Het complexe agendabeheer weet jij uitstekend uit te voeren dankzij jouw plan- en organisatietalent. Samen met je collega's wil je werken aan het optimaliseren van het secretariaat. Je hebt inzicht en gevoel voor politieke, bestuurlijke en organisatorische verhoudingen binnen de (semi)overheid. Uiteraard kan je integer omgaan met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast heb je:

• MBO+ of HBO werk- en denkniveau en in het bezit van een afgeronde secretariële opleiding;
• Minimaal drie jaren recente en relevante werkervaring als bestuurs/directie- of managementsecretaresse in een complexe organisatie en ervaring met complex agendabeheer;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsinstelling.

Competenties

• Proactief handelen;
• Communicatief vaardig;
• Punctueel en gestructureerd;
• Prioriteiten stellen;
• Overzicht bewaren.