Bestuurssecretaresse

Functieomschrijving

Groningen is een gemeente waar je met plezier woont, werkt en leeft. Een gemeente waar niemand buiten de boot valt. We werken steeds meer samen mét burgers, in plaats van vóór burgers. Of het nu gaat om zorg voor elkaar, verkeer, gezondheid, ondernemen, onderwijs of een schone gemeente: samenwerking met bewoners en organisaties is hét uitganspunt van de gemeente.

Groningen is met meer dan 230.000 inwoners de grootste gemeente in Noord-Nederland. Daarnaast is Groningen de jongste gemeente van Nederland. De gemeente telt ruim 55.000 studenten. De helft van de bevolking is jonger dan 35 jaar.

Plek in de organisatie:

Het bestuurssecretariaat maakt deel uit van de Concernstaf. De Concernstaf is een dienstverlenende directie, gericht op het adviseren en ondersteunen van het Bestuur, de Concerndirectie en de strategische, integrale agenda van het college en de organisatie. Werken binnen de Concernstaf is vooral werken met plezier. Plezier vanuit gedrevenheid, in de nabijheid van het bestuur, in het oplossen van de opgaven van vandaag en morgen. Een plek midden in de dynamiek.

Het secretariaat bestaat nu uit een team van acht medewerkers. Je bent verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de bestuurder in de ruimste zin van het woord. Van jou wordt verwacht dat je goed in staat bent om als een spin in het web, zelfstandig en onder hoge tijdsdruk invulling te geven aan je taken. Je ziet toe op een correcte afhandeling van vragen en beheert het werkarchief van de bestuurder. 

Dit ga je doen:

Je bent een belangrijke schakel tussen het bestuur, externe organisatie of inwoners en de interne organisatie. Je ondersteunt de bestuurder in zijn of haar werkzaamheden en zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en goede sfeer. Je voert de regie over de agenda. Je zorgt voor de benodigde stukken bij overleggen en bewaakt een goede voorbereiding. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de mensen die via telefoon, e-mail, of brief contact zoeken. Bij afwezigheid van je collega pak je dringende taken voor diens wethouder op.

Functie-eisen naar alle suppliers

Je bent een energieke persoonlijkheid, proactief, integer en toegewijd. Je bent organisatiesensitief: je ziet snel waar knelpunten dreigen te ontstaan, welke belangen er spelen en wie je wanneer moet betrekken bij een vraagstuk. Jouw gevoel en oog voor detail zijn goed ontwikkeld. Je spreekt anderen makkelijk en op een natuurlijke manier aan. De dynamiek van het werk vraagt erom dat je, indien noodzakelijk, flexibel inzetbaar bent.

Wat vragen wij van jou?

Jouw achtergrond

• HBO werk- en denkniveau;
• Ervaring in een vergelijkbare rol binnen één of meerdere gemeentes;
• Ervaring binnen een dynamische en complexe werkomgeving waar het werktempo hoog ligt;
• Ervaring met Microsoft Office (PowerPoint, Word, Excel, Outlook).