Managementassistent voor project EPIQ-duplicaat

Functieomschrijving

Ben jij een echte spin in het web en draag jij graag bij aan de toekomst? Nationaal Programma Groningen werkt aan een goede toekomst voor elke Groninger, jong en oud. We brengen mensen en ideeën samen en bundelen de krachten van inwoners, organisaties, bedrijven en overheden. EPIQ is één van de projecten van Nationaal Programma Groningen: Een educatief-museaal centrum over gaswinning en aardbevingen, over energie in verleden, heden en toekomst.

EPIQ is bezig met het opstarten van een eigen stichting. Tot die tijd zijn ze op zoek naar een managementassistent. Door het bestuur te ondersteunen op secretariële en andere uitvoeringszaken is de managementassistent een spin in het web binnen dit project. In nauw overleg met het bestuur van EPIQ zijn dit jouw werkzaamheden:

Planning

• Agendabeheer plus het plannen/afspreken van bestuursvergaderingen, overleggen met derden en bijeenkomsten;
• Organiseren en voorbereiden van werkbezoeken van het bestuur/bestuursleden.

Vergaderingen

• Opstellen en versturen van vergaderagenda en bijbehorende stukken, i.o.m. de voorzitter;
• Notuleren van vergaderingen en in sommige gevallen van overleg met derden;
• Regelen van locaties voor vergaderingen en bijeenkomsten.

Correspondentie

• Opstellen van brieven en e-mails;
• Assistentie verlenen bij het opstellen en verzorgen van zakelijke correspondentie, w.o. de tekstuele Inhoud van subsidieaanvragen;
• Administratieve afhandeling van facturen.

Communicatie

• Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, email, reacties op de website e.d.);
• Maken van presentaties in PowerPoint.

Overig

• Bijhouden van dossiers;
• Adequate archivering;
• Mee helpen opstellen en bewaken van de tijdlijn van het project.

Wat vragen wij van jou?

• Je hebt MBO+ werk- en denkniveau met een relevante opleiding of ervaring;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal;
• Je bent een kei in plannen en organiseren. Je ziet het werk liggen en pakt dit proactief op. Je denkt vaak een paar stappen vooruit;
• Je bent een teamspeler en vervult daarbij een ondersteunende rol;
• Je kunt goed zelfstandig werken;
• Je bent flexibel en kunt snel schakelen.