Managementassistent (Middelburg)

Dit ga je doen

Als managementassistent van een bestuurder bij de Provincie Zeeland ben jij de persoon die ervoor zorgt dat achter de schermen alles goed geregeld is. Jij houdt overzicht, legt verbindingen en weet precies wat er nodig is om een bestuurder goed voorbereid aan de dag te laten beginnen. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan het werk van het provinciebestuur én aan de organisatie die zich iedere dag inzet voor Zeeland en de Zeeuwen.

Je werkt vanuit de prachtige Middelburgse Abdij, de thuisbasis van de provinciale medewerkers en het Zeeuwse provinciebestuur. Daar kom je terecht in een team van enthousiaste professionals. Samen met andere managementassistenten, bestuursadviseurs, strategen en directie- en bestuurssecretarissen zorg je ervoor dat bestuurders en directie hun verantwoordelijkheden zo goed mogelijk kunnen uitvoeren.

Jouw werkdag begint misschien met het doornemen van de agenda. Welke afspraken staan er vandaag? Zijn alle stukken beschikbaar? Moet er nog iets worden aangepast of afgestemd? Jij ziet het voordat het een probleem wordt. Je bewaakt de agenda van de bestuurder, plant afspraken en houdt scherp in de gaten of alles logisch op elkaar aansluit.

Je bent daarbij veel meer dan een planner. Jij bent de verbindende factor tussen de bestuurder, interne collega's en externe contacten. Je onderhoudt contact met mensen binnen en buiten de provincie en zorgt ervoor dat de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plek terechtkomt.

Staat er een belangrijk overleg gepland? Dan zorg jij dat de vergaderruimte geregeld is, dat de benodigde stukken beschikbaar zijn en dat de bestuurder goed voorbereid aan tafel zit. Je houdt actief contact met collega's en externe partijen om ontbrekende informatie boven tafel te krijgen. En als er op het laatste moment iets verandert? Dan schakel jij. Je denkt in oplossingen en zorgt dat de planning weer klopt.

Ook de meer praktische zaken vertrouwt de bestuurder aan jou toe. Je organiseert bijeenkomsten en telefonische conferenties, regelt waar nodig vervoer en houdt declaraties bij. Denk aan het plannen van een dienstauto, het regelen van een parkeerkaart of – wanneer de situatie daarom vraagt – het organiseren van een taxi. Juist die praktische details maken het verschil tussen een drukke dag en een goed georganiseerde dag.

Daarnaast houd je zicht op de bestuurlijke dynamiek. Iedere week plaats je de bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerk je de beslissingen die het college van Gedeputeerde Staten hierover neemt. Tijdens het wekelijkse portefeuilleoverleg leg je afspraken vast wanneer beleidsstukken uit de portefeuille van de bestuurder worden besproken.

Je werkt nauw samen met de communicatieadviseur en bestuursadviseur. Samen denk je actief mee met de bestuurder. Je merkt wat er speelt, signaleert aandachtspunten en zorgt dat zaken niet blijven liggen. Daarbij is geen dag hetzelfde. Een agenda kan veranderen, een afspraak kan worden verplaatst of er kan plotseling iets urgents tussendoor komen. Jij blijft rustig, stelt prioriteiten en kijkt meteen wat wél kan.

Je werkt voornamelijk voor één bestuurder, maar binnen het team is er ook sprake van onderlinge vervanging. Dat vraagt om een open houding en een goede samenwerking. Je weet wat er bij collega's speelt, deelt informatie en springt bij wanneer dat nodig is.

Deze functie past bij jou als je plezier haalt uit organiseren, mensen ontzorgen en ervoor zorgen dat alles achter de schermen klopt. Je vindt het leuk wanneer er veel gebeurt en krijgt juist energie van een gezonde dosis hectiek. Tegelijkertijd blijf je nauwkeurig en representatief en houd je altijd oog voor de politiek-bestuurlijke omgeving waarin je werkt.

Bij de Provincie Zeeland werk je daarmee niet zomaar in een ondersteunende functie. Je zorgt ervoor dat bestuurders hun werk goed kunnen doen. En daarmee help je mee aan de organisatie die zich inzet voor natuur, maatschappelijke vraagstukken en belangrijke ontwikkelingen zoals de energietransitie, stikstofproblematiek en klimaatadaptatie.

Dit ben jij

• Een afgeronde relevante mbo+ of hbo-opleiding.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent.
• Ervaring als managementassistent binnen een overheidsorganisatie is relevant.
• Aantoonbare ervaring met MS Office, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
• Ervaring met het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen.
• Ervaring met het bewaken en verzamelen van vergaderstukken, informatie en actiepunten.
• Ervaring met praktische en organisatorische ondersteuning, zoals vervoer, faciliteiten, declaraties en representatieve aangelegenheden.
• Ervaring met iBabs.

Werken binnen het vakgebied bedrijfsvoering

Bij Kenonz helpen wij jou met het zoeken naar een nieuwe uitdaging binnen de publieke sector. Plezier hebben vinden wij daarin erg belangrijk. Wij blijven dicht bij onszelf en zijn betrokken bij jou als persoon. Ga je samen met ons het avontuur aan?