Als administratief en secretarieel medewerker zorg je dat de ondersteuning aan het team Actief voor Werk en het cluster Vluchtelingenopvang soepel en strak georganiseerd is. Je bent de vaste steun voor drie teammanagers: je beheert agenda’s, plant (externe) afspraken in en houdt overzicht op actiepunten en vergaderstukken. Je regelt dat bijeenkomsten, sessies en overleggen goed voorbereid zijn, inclusief het reserveren van ruimtes en het klaarzetten van documenten in iBabs. Daarnaast help je mee in de administratie en frontoffice rondom bijstandsaanvragen: je voert klanten op in systemen, verstuurt uitnodigingen, plant gesprekken en bent een professionele eerste lijn voor vragen van inwoners via mail en telefoon. Ook ondersteun je bij organisatorische en administratieve taken rondom de opvang van Oekraïense vluchtelingen. Jij zorgt dat informatie op de juiste plek terechtkomt en dat collega’s kunnen doen waar zij goed in zijn.
In deze opdracht krijg je energie van plannen en regelen, en pak je onder andere het volgende op:

• Secretariële ondersteuning: agendabeheer voor drie teammanagers, plannen van afspraken, reserveren van vergaderruimtes en afhandeling van inkomende en uitgaande telefoontjes
• Vergader- en stukkenstroom: bijeenkomsten en overleggen organiseren, wekelijks stukken verzamelen (o.a. voor wethoudersoverleggen), agenda’s opstellen en conceptbesluitenlijsten maken
• Documentbeheer: documenten plaatsen en beheren in iBabs en zorgen dat iedereen met de juiste versie werkt
• Administratie & frontoffice Actief voor Werk: ondersteunen bij bijstandsaanvragen en intakes, klanten opvoeren in systemen, uitnodigingen versturen en gesprekken plannen
• Procesondersteuning: intakes verdelen onder collega’s, e-mails en telefoontjes van inwoners afhandelen, scan-, print- en archiveringswerkzaamheden uitvoeren
• Cluster Vluchtelingenopvang: overleggen en bijeenkomsten organiseren en administratief ondersteunen bij werkzaamheden rondom de opvang van Oekraïense vluchtelingen

Je komt terecht in een professioneel en betrokken team dat inwoners helpt om hun plek in de samenleving te vinden, van ondersteuning richting werk tot maatschappelijke participatie en inburgering. De samenwerking is direct en mensgericht: je schakelt veel met teammanagers, collega’s en externe contacten en je bent een belangrijke verbindende factor in de dagelijkse organisatie. In jouw vakgebied zie je dat dienstverlening steeds digitaler en procesgerichter wordt, met meer grip op planningen, dossierstromen en informatievoorziening. Juist daarom is jouw digitale handigheid en je vermogen om snel systemen en werkwijzen eigen te maken extra waardevol, zeker in een tijdelijke opdracht waarin je snel up-to-speed moet zijn.