Administratief - Secretarieel medewerker
Zorg jij dat alles achter de schermen soepel loopt? Ben jij sterk in plannen, organiseren en ondersteunen, en krijg je energie van een rol waarin je echt van betekenis bent voor collega’s én inwoners? Dan is dit een mooie opdracht voor jou.
Dit ga je doen
Als administratief en secretarieel medewerker zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw ondersteuning kunnen teammanagers, collega’s en projecten optimaal functioneren. Je draagt bij aan een goed georganiseerde dienstverlening voor inwoners, waaronder mensen die een beroep doen op bijstand én vluchtelingen die tijdelijk worden opgevangen. Een afwisselende en betekenisvolle functie waarin jouw organisatietalent echt impact heeft.
Actief voor Werk
Wij helpen inwoners om hun plek in de samenleving te vinden. Van het ondersteunen bij werk via de Participatiewet tot begeleiding bij maatschappelijke participatie en inburgering. Samen zorgen we ervoor dat mensen hun talenten benutten en volwaardig mee kunnen doen. Ons team is professioneel, betrokken en klaar om samen resultaten te boeken.
De uitdaging die je aangaat
In deze rol ben je voornamelijk verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning van drie teammanagers. Daarnaast ondersteun je de administratie en frontoffice van het team Actief voor Werk en pak je taken op binnen het cluster Vluchtelingenopvang. Je werkt in een omgeving waarin plannen, schakelen en overzicht houden centraal staan.
De verdeling van je werkzaamheden is ongeveer:
- 80% secretariële werkzaamheden
- 20% administratieve ondersteuning, met name rondom bijstandsaanvragen
Jouw Verantwoordelijkheden:
Secretariële ondersteuning:
- Agendabeheer voor drie teammanagers
- Inplannen van (externe) afspraken en het reserveren van vergaderruimtes
- Afhandelen van inkomende en uitgaande telefoontjes
- Organiseren van bloemen, gebak en attenties
- Plannen en organiseren van bijeenkomsten, sessies en overleggen
- Wekelijks verzamelen van stukken (o.a. voor wethoudersoverleggen)
- Opstellen van agenda’s en conceptbesluitenlijsten
- Plaatsen en beheren van documenten in iBabs
Administratie & Frontoffice Actief voor Werk:
- Ondersteunen bij het proces van bijstandsaanvragen en intakes
- Opvoeren van klanten in systemen
- Versturen van uitnodigingen en plannen van gesprekken
- Verdelen van intakes onder collega’s
- Afhandelen van telefoontjes en e-mails van inwoners
- Scan-, print- en archiveringswerkzaamheden
- Verwerken van betaalopdrachten
Cluster Vluchtelingenopvang:
- Plannen en organiseren van overleggen
- Organiseren van bijeenkomsten binnen en buiten het gemeentehuis
- Administratieve ondersteuning bij werkzaamheden rondom de opvang van Oekraïense vluchtelingen
Adventure awaits! Wij zijn Kenonz!
00:34 minuten
Dit ben jij
Je bent iemand die energie krijgt van overzicht, plannen en ondersteunen. Je houdt meerdere ballen in de lucht en zorgt ervoor dat alles achter de schermen goed geregeld is. Collega’s kunnen op jou rekenen en je schakelt makkelijk tussen verschillende taken en doelgroepen. Met jouw administratieve en secretariële ervaring draag je bij aan een professionele en toegankelijke dienstverlening voor zowel collega’s als inwoners.
Daarnaast neem je het volgende mee:
- Een afgeronde MBO-opleiding, bij voorkeur in administratieve of secretariële richting
- Ervaring als administratief en/of secretarieel medewerker
- Je werkt nauwkeurig en houdt gemakkelijk overzicht
- Je bent organisatorisch sterk en schakelt soepel tussen verschillende taken
- Je communiceert duidelijk en klantgericht, zowel telefonisch als schriftelijk
- Je bent digitaal vaardig en leert systemen snel aan
- Je bent betrouwbaar, flexibel en weet prioriteiten te stellen.
"Maatschappelijke impact maken als communicatie- professional voelt waardevol."
Miriam Beintema, Communicatieadviseur
Dit krijg je van ons
- Eindejaarsuitkering
- Pensioen
- Een passend salaris
- Onbeperkte opleidingsmogelijkheden
Zo werkt solliciteren
Sollicitatie via de website of via whatsapp
Zie je een vacature waar je enthousiast van wordt? Dan kun je bij ons via de website of Whatsapp solliciteren.
Telefonische kennismaking
Nadat wij jouw sollicitatie hebben ontvangen nemen we telefonisch contact met je op voor een korte kennismaking. Waar word jij enthousiast van en hoe kunnen wij je helpen bij het vinden van een nieuwe uitdaging?
KENMIJ- app spelen
Vervolgens nodigen we je uit om onze eigen KENMIJ app te spelen. Na het spelen creëert de app een persoonlijkheidsprofiel op basis van hoe jij de vragen vanuit de app hebt beantwoord. Het profiel geeft jou mooie inzichten die later besproken kunnen worden tijdens een persoonlijke kennismaking op kantoor.
Gesprek met talentspecialist op de vestiging
We nodigen je bij ons uit op kantoor voor een persoonlijke kennismaking.
Arbeidsvoorwaardelijk voorstel ontvangen en tekenen
Na een succesvol gesprek sturen we je een arbeidsvoorwaardelijk voorstel toe. Deze bespreken we vervolgens telefonisch en wanneer beide partijen enthousiast zijn tekenen wij het contract fysiek op onze vestiging.
Beginnen
Gefeliciteerd met je nieuwe baan! Op naar nieuwe avonturen met Kenonz!
