De gemeente Het Hogeland is op zoek naar een bestuursassistent voor 24 uur per week. De directie- en bestuursassistenten zijn werkzaam in het team Assistentenpool. Ook de project- en teamassistenten en clusterassistenten maken onderdeel uit van dit team. Het team bestaat uit collega’s met veel organisatietalent en een flinke dosis rust en overzicht. Ze zijn gewend om te werken in een hectische omgeving. Het zijn organisatoren en regelaars, mensen die er plezier in hebben een bijdrage te leveren aan het werk en de rust van anderen. En dat is precies wat het werk zo leuk maakt. Het team heeft als thuisbasis Winsum maar voor deze functie kan je aanwezigheid soms ook op een van onze andere locaties in Uithuizen of Leens gewenst/noodzakelijk zijn.

Dit ga je doen:

• Je ondersteunt en ontzorgt een bestuurder en samen met je collega’s zorg je ook voor een optimale dienstverlening aan de andere collegeleden.
• Je biedt complexe inhoudelijke, secretariële en administratieve ondersteuning.
• Je organiseert bijeenkomsten, regelt de logistieke planning en beheert afspraken en agenda's.
• Je bereidt het agendaoverleg met je bestuurder voor, maakt actielijsten en handelt deze af.
• Je behandelt e-mails, de post en de inkomende (soms lastige) telefoongesprekken.
• Je houdt zicht op de afspraken en checkt de volledigheid van de stukken voor de overleggen.
• Je bent het visitekaartje van de gemeente. In die rol ontvang en begeleid je bezoekers en delegaties en ondersteun je bij de organisatie hiervan.
• Je organiseert de stukkenstroom en bewaakt en verzorgt het proces omtrent voortgang en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Je signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen.
• Je draagt zorg voor het beheer en bewerking van (digitale) bestanden en systemen.
• Je verricht samen met je collega’s kabinetswerkzaamheden, zoals jubilea en behandelen van aanvragen voor koninklijke onderscheidingen en andere representatieve taken.