Als bestuursondersteuner bij gemeente Helmond ben jij de spil in de ondersteuning van een of meerdere wethouders. Jij houdt overzicht in wat er binnenkomt, wat er moet gebeuren en wat wanneer klaar moet zijn. Je beheert en bewaakt mailboxen, zet acties uit in de ambtelijke organisatie en volgt ze strak op. Je organiseert en plant complexe afspraken in het bestuurlijk veld, interne overleggen, werkbezoeken en de vaste bestuursoverleggen met de wethouder. Ook zorg je dat agenda’s, annotaties, vergaderstukken en achtergrondinformatie op tijd en compleet zijn, werk je actiepunten uit en verwerk je post, verzoeken en bestuurlijke correspondentie. Met jouw bestuurlijke sensitiviteit en procesbewaking zorg je dat bestuur, organisatie en buitenwereld soepel op elkaar aansluiten.
Je brengt structuur in de bestuurlijke agenda en zorgt dat afspraken en overleggen tot in de details kloppen. Denk aan:

• Beheren en bewaken van mailboxen van wethouders en secretariaat
• Signaleren, uitzetten en opvolgen van acties binnen de ambtelijke organisatie
• Voorbereiden, coordineren en plannen van complexe externe afspraken, interne overleggen, werkbezoeken en wekelijkse bestuursoverleggen
• Voorbereiden van agenda’s, annotaties, vergaderstukken en achtergrondinformatie
• Maken van aantekeningen tijdens het wekelijkse bestuursoverleg en uitwerken van actiepunten en korte verslagen
• Beheren van systemen zoals Notubox en Djuma en bijdragen aan het verbeteren van werkprocessen

Je werkt binnen het team secretariaat wethouders, onderdeel van bestuur- en directieadvies en -ondersteuning. Hier draait het om samenwerking, betrokkenheid, flexibiliteit en kwaliteit: je doet het samen, je houdt elkaar scherp en je zorgt dat het bestuur kan vertrouwen op een professionele ondersteuning. Je schakelt nauw met collega-bestuurondersteuners, bestuursadviseurs, bestuurders en de adviseur representatie. Een ontwikkeling die je in dit vak steeds sterker terugziet: bestuurlijke ondersteuning wordt meer en meer procesgericht en digitaal, met strakkere informatie- en actiestromen. Jij beweegt daar makkelijk in mee door systemen goed te beheren, afspraken helder vast te leggen en de opvolging actief te bewaken.