Een goed bestuur begint met een sterke organisatie achter de schermen. Als Bestuurssecretaresse zorg jij ervoor dat burgemeester en wethouders zich volledig kunnen richten op de vraagstukken die spelen in de stad. Dankzij jouw overzicht, organisatietalent en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen verlopen dagen soepel, worden belangrijke besluiten goed voorbereid en voelen inwoners, ondernemers en samenwerkingspartners zich welkom en gehoord.

Je start je werkdag met het doornemen van de agenda van de 2 bestuurders die jij ondersteunt. Je ziet direct waar prioriteiten liggen, welke afspraken extra voorbereiding vragen en waar je slim kunt schuiven om ruimte te creëren. Terwijl de eerste telefoontjes binnenkomen, houd jij moeiteloos het overzicht. Je plant afspraken, stemt af met collega's en zorgt ervoor dat iedereen precies weet wat er van hem of haar wordt verwacht.

Gedurende de dag ben jij het centrale aanspreekpunt voor bestuurders, collega's en externe relaties. Je verwerkt e-mails, beantwoordt vragen en zorgt ervoor dat verzoeken op de juiste plek terechtkomen. Ondertussen bereid je overleggen voor en verzamel je alle documenten die bestuurders nodig hebben om goed voorbereid aan tafel te verschijnen. Jij weet dat een compleet dossier en een goed georganiseerde agenda het verschil maken tussen reageren en regie voeren.

Je bent meer dan een planner. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten voordat ze ontstaan en durft verbeteringen aan te dragen. Zie je dat een werkproces slimmer kan? Dan bespreek je dit met collega's en help je mee om het secretariaat iedere dag een stukje efficiënter te maken. Je houdt ontwikkelingen binnen je vakgebied bij en vertaalt deze naar praktische verbeteringen voor het team.

Ook tijdens officiële ontvangsten, bestuurlijke bijeenkomsten en informele contactmomenten ben jij een belangrijke gastvrouw of gastheer. Je zorgt ervoor dat bezoekers zich welkom voelen, dat afspraken soepel verlopen en dat bestuurders zich volledig kunnen richten op de gesprekken die ertoe doen. Daarbij ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en weet je precies wanneer discretie en nauwkeurigheid essentieel zijn.

Je werkt nauw samen met de andere bestuurssecretaresses, bestuursadviseurs en collega's binnen Concern- en Bestuurszaken. Samen vormen jullie een hecht team dat elkaar ondersteunt, kennis deelt en altijd klaarstaat om het bestuur optimaal te faciliteren. Juist die samenwerking zorgt ervoor dat het college slagvaardig blijft en snel kan inspelen op de behoeften van de gemeente.

Wat deze functie bijzonder maakt, is dat jouw werk direct bijdraagt aan een goed functionerende overheid. Achter iedere goed voorbereide vergadering, iedere zorgvuldig geplande afspraak en ieder soepel verlopend bestuurlijk proces sta jij. Zo help je mee aan een gemeente die dichtbij haar inwoners staat en iedere dag werkt aan een prettige, veilige en toekomstbestendige leefomgeving.