Als managementassistent bij gemeente Arnhem ben jij de spil die twee leidinggevenden helpt om hun tijd, aandacht en acties scherp te houden. Jij beheert en optimaliseert agenda’s, zodat overleggen en afspraken logisch op elkaar aansluiten en er ruimte blijft voor prioriteiten. Je bent het eerste aanspreekpunt voor binnenkomende vragen via mail en zorgt voor heldere opvolging: je leest mee, filtert, prioriteert en zet acties uit. In werkoverleggen breng je structuur aan door actiepunten te bewaken en afspraken vast te leggen, en je signaleert vroegtijdig knelpunten of kansen zodat je leidinggevenden niet worden verrast. Je schakelt makkelijk met collega’s, externe partijen en andere teams, en je doet dat met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en met oog voor kwaliteit.

Je krijgt energie van ontzorgen en je werkt graag met duidelijke verantwoordelijkheid. In deze opdracht (32 uur per week) is 50% aanwezigheid op kantoor verplicht en werk je in elk geval op maandag, dinsdag en donderdag.

In deze rol ga je onder andere aan de slag met:

• Agendabeheer: plannen, afstemmen en bewaken van afspraken en vergaderingen voor twee leidinggevenden
• Mailboxbeheer: beoordelen en afhandelen van e-mails, prioriteren van verzoeken en zorgen voor tijdige opvolging
• Actie- en voortgangsbewaking: vastleggen van actiepunten, uitzetten van acties en bewaken van deadlines
• Ondersteuning in overleggen: voorbereiden, meedenken over de planning en signaleren van knelpunten of verbeterkansen
• Schakelen met de organisatie: afstemmen met collega’s en stakeholders binnen en buiten de gemeente, met bestuurlijke sensitiviteit
• Professionele communicatie: zorgvuldig en duidelijk communiceren, mondeling en schriftelijk

Je sluit aan bij het team Management Support: een professionele en dienstverlenende club die betrokken is bij elkaar en bij het werk voor de gemeente. Je werkt samen met collega’s die gewend zijn om snel te schakelen, elkaar scherp te houden en kwaliteit te leveren richting leidinggevenden en afdelingen. In het vakgebied zie je dat ondersteuning steeds meer draait om eigenaarschap en vooruitkijken: niet alleen regelen wat er gevraagd wordt, maar ook overzicht creëren, signaleren en processen slimmer laten lopen. Precies daar kun jij het verschil maken.