Opdracht

Ben jij een proactieve, nauwkeurige en dienstverlenende managementondersteuner die graag werkt in een bestuurlijke omgeving? Ben je sterk in organiseren, houd je overzicht en kun je snel schakelen wanneer de actualiteit daarom vraagt? Dan zijn wij op zoek naar jou. Als Managementondersteuner Bestuurlijke Zaken ondersteun je de Secretaris en Adviseur Asiel & Migratie van de Commissaris van de Koning. Je bent een onmisbare schakel in de dagelijkse ondersteuning en zorgt ervoor dat werkzaamheden, afspraken en processen efficiënt en zorgvuldig verlopen.

Je bent verantwoordelijk voor de organisatorische en administratieve ondersteuning van de Secretaris en Adviseur Asiel & Migratie. 

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer en het plannen, wijzigen en bewaken van afspraken.
• Mailboxbeheer: beoordelen, prioriteren, afhandelen en uitzetten van e-mails.
• Voorbereiden van overleggen, bestuurlijke bijeenkomsten, werkbezoeken en afspraken.
• Notuleren van vergaderingen en het opstellen en bewaken van actie- en besluitenlijsten.
• Beheren, actualiseren en aanvullen van logboeken, dossiers en administratieve registraties.
• Verwerken, controleren en archiveren van documenten en ontvangen informatie.
• Opstellen, redigeren en verwerken van correspondentie, notities en andere bestuurlijke stukken.
• Bewaken van deadlines en opvolgen van gemaakte afspraken.
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief praktische voorbereiding.
• Onderhouden van contacten met interne collega’s en externe partners, zoals gemeenten, ministeries, veiligheidsregio’s en andere samenwerkingsorganisaties.
• Signaleren van knelpunten en actief bijdragen aan een efficiënte ondersteuning.
• Verrichten van overige secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden.