Managementondersteuner
Draag jij met je secretariële, organisatorische en administratieve kwaliteiten graag bij aan een krachtige inclusieve (lokale) samenleving, waarin iedereen meetelt en meedoet? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Dit ga je doen
Wat ga je doen
- Als projectassistent & secretaresse ben je de spin in ’t web van de sectoren van het Sociaal Domein. Je draagt bij aan het efficiënt functioneren van het Sociaal Domein door het uitvoeren van secretariaatswerkzaamheden en logistieke zaken ten behoeve van het domein en diverse projecten. Je bent samen met je teamgenoten verantwoordelijk voor onderstaande werkzaamheden.
Verzorgen vergaderingen
- Notuleren bij vergaderingen met een bestuurlijk karakter en/of waar externen mee gemoeid zijn;
- Reserveren van interne of externe vergaderruimtes met daarbij, indien gewenst, faciliteiten;
- Opstellen van agenda’s en uitnodigingen i.o.m. de voorzitter, verzamelen van bijbehorende stukken en delen met de deelnemers van de betreffende vergadering;
- Bewaken van actielijsten.
Frontdienst
- Afhandelen van binnenkomende verzoeken via de algemene mailbox Secretariaat Sociaal Domein;
- Afhandelen van fysieke poststukken van het Sociaal Domein;
- Afhandelen van facilitaire verzoeken zoals het versturen van bloemen, cadeaubonnen etc.
Agendabeheer
- Bijdragen aan het agendabeheer van managers en teamleiders;
- Afspraken inplannen met een bestuurlijk karakter en/of waar externen mee gemoeid zijn;
- Interne afspraken inplannen als het gaat om complexe agenda’s.
Ondersteunen van en bijdragen aan Projecten binnen Sociaal Domein
- Verlenen van (secretariële en administratieve) ondersteuning bij projecten;
- Bewaken van voortgang, actielijsten, deadlines e.d.;
- Organiseren van bijeenkomsten, conferenties, congressen en trainingen.
Waar ga je werken
Je komt te werken binnen het Sociaal Domein van de gemeente Leeuwarden, in de sector Bedrijfsvoering en Advies.
Het secretariaat, bestaande uit 8 leden, zorgt er gezamenlijk voor dat de managers en medewerkers van het Sociaal Domein worden ondersteund. Als team helpen we elkaar als het moet en ook als het kan. Het team secretariaat werkt in een teamverband en uit één mailbox. Wij hechten aan onze duidelijke onderlinge (vastgelegde) werkafspraken om onze dienstverlening zo goed en uniform mogelijk te kunnen leveren.
Wat bieden wij
Wij bieden een uitdagende, afwisselende en verantwoordelijke baan met een enthousiast team van collega’s. Deels thuiswerken behoort tot de mogelijkheden. Bij de gemeente Leeuwarden worden je ideeën en initiatieven op prijs gesteld en krijg je ruimte en vertrouwen om deze vorm te geven.
Adventure awaits! Wij zijn Kenonz!
00:34 minuten
Dit ben jij
Wie ben jij
- Jij bent een representatief en verantwoordelijk type met uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als in woord).
- Je vindt het leuk om snel en veel te schakelen, hebt talent op het gebied van plannen & organiseren, hebt ervaring met notuleren en bent proactief en nauwkeurig.
- Je kunt goed overweg met verschillende geautomatiseerde systemen (o.a. Outlook, Word, Teams en Excel).
- Wij vragen iemand met een secretariële en/of administratieve opleiding op MBO+ niveau en werkervaring op het gebied van (project)ondersteuning en secretariële taken.
"Maatschappelijke impact maken als communicatie- professional voelt waardevol."
Miriam Beintema, Communicatieadviseur
Dit krijg je van ons
- Eindejaarsuitkering
- Pensioen
- Een passend salaris
- Onbeperkte opleidingsmogelijkheden
Zo werkt solliciteren
Sollicitatie via de website of via whatsapp
Zie je een vacature waar je enthousiast van wordt? Dan kun je bij ons via de website of Whatsapp solliciteren.
Telefonische kennismaking
Nadat wij jouw sollicitatie hebben ontvangen nemen we telefonisch contact met je op voor een korte kennismaking. Waar word jij enthousiast van en hoe kunnen wij je helpen bij het vinden van een nieuwe uitdaging?
KENMIJ- app spelen
Vervolgens nodigen we je uit om onze eigen KENMIJ app te spelen. Na het spelen creëert de app een persoonlijkheidsprofiel op basis van hoe jij de vragen vanuit de app hebt beantwoord. Het profiel geeft jou mooie inzichten die later besproken kunnen worden tijdens een persoonlijke kennismaking op kantoor.
Gesprek met talentspecialist op de vestiging
We nodigen je bij ons uit op kantoor voor een persoonlijke kennismaking.
Arbeidsvoorwaardelijk voorstel ontvangen en tekenen
Na een succesvol gesprek sturen we je een arbeidsvoorwaardelijk voorstel toe. Deze bespreken we vervolgens telefonisch en wanneer beide partijen enthousiast zijn tekenen wij het contract fysiek op onze vestiging.
Beginnen
Gefeliciteerd met je nieuwe baan! Op naar nieuwe avonturen met Kenonz!
