Als Programmasecretaris bij gemeente Zaanstad (Zaandam) ben jij de inhoudelijke en procesmatige steunpilaar van de programmamanager binnen Projectmanagement, met een duidelijke focus op duurzaamheid. Jij zorgt dat overleggen strak zijn voorbereid, dat besluiten en acties netjes worden vastgelegd en dat deadlines niet verschuiven zonder dat jij het ziet. Je beheert de agenda’s van twee opgave regisseurs, maakt documenten, rapportages en presentaties gereed en houdt het overzicht in actiepunten en planning. Tegelijk denk je actief mee: je signaleert verbeterpunten in de aanpak, doet voorstellen om de werkwijze van het programmateam slimmer te maken en levert input op de inhoudelijke lijn van het programma, inclusief een bijdrage aan de duurzaamheid academie.
In deze opdracht ondersteun je het programmateam door het werk concreet vooruit te brengen. Dit doe je onder andere door:

• Agenda’s te beheren van twee opgave regisseurs en de dagelijkse voortgang te organiseren
• Overleggen inhoudelijk te organiseren en voor te bereiden, inclusief heldere verslaglegging
• Documenten, rapportages en presentaties op te stellen en af te stemmen met betrokkenen
• Deadlines en actiepunten te bewaken en opvolging te versnellen waar nodig
• Kleine evenementen en uitjes te regelen voor het team
• Voorstellen te doen om de werkwijze en samenwerking binnen het programmateam te verbeteren

Je landt in een programmateam waar praktisch doen en scherp meedenken hand in hand gaan. Je werkt dicht op de programmamanager en opgave regisseurs, in een omgeving waar bestuurlijke verhoudingen en belangen meespelen en waar duidelijke communicatie het verschil maakt. Wat deze opdracht interessant maakt: duurzaamheid is volop in beweging en raakt steeds vaker meerdere beleidsvelden tegelijk, waardoor projectmatig werken, prioriteren en het verbinden van mensen en informatie steeds belangrijker worden. Als jij energie krijgt van structuur aanbrengen, kwaliteit leveren en tegelijk meedenken over wat er beter kan, dan ga je je hier thuis voelen.