Projectondersteuner
Ben jij een proactieve en flexibele ondersteuner met oog voor detail en gevoel voor organisatie? Dan is deze vacature als projectondersteuner bij de Omgevingsdienst Groningen (ODG) iets voor jou!
Dit ga je doen
De Omgevingsdienst Groningen (ODG) verzorgt de uitvoering van vergunningverlening- , toezicht- en handhavingstaken op het gebied van milieu, bouwen en wonen in opdracht van de Groninger gemeenten en de provincie Groningen. Waar het gaat om de veiligheid rondom risicovolle bedrijven zoals de grote chemiebedrijven, is de Omgevingsdienst eindverantwoordelijk voor de vergunningverlening en toezicht en handhaving in Noord-Nederland (Drenthe, Friesland en Groningen.
Voor een aantal projecten zijn wij op zoek naar projectondersteuners. De projectondersteuners (PO'ers) spelen een belangrijke rol in het ondersteunen van projecten op het gebied van informatisering, proces en organisatie binnen de ODG. Deze projectteams houden zich bezig met de implementatie van (nieuwe) software en de organisatorische en procesmatige inbedding binnen de organisatie van de ODG. De teams bestaan uit een projectleider, projectleden en een projectondersteuner. Van de PO'ers wordt een grote mate van flexibiliteit, pro-activiteit en stressbestendigheid verwacht.
Opdracht
De activiteiten behorende bij de functie zijn:
- Voortgangsbewaking en rapportage: monitort de voortgang van de projecten, houdt de status bij en zorgt voor een tijdige afronding van de taken. Daarnaast assisteert de projectondersteuner bij het maken van rapportages en presentaties voor interne en externe communicatie: Documentbeheer en archivering: beheert de projectdocumentatie en archiveert relevante (juridische) documenten.
- Communicatie: onderhoudt contacten met interne en externe belanghebbenden, maakt communicatiemiddelen (zoals nieuwsbrieven, interne updates etc.).
- Plannen en coördineren van bijeenkomsten: organiseert vergaderingen, maakt agenda’s, noteert actiepunten, en regelt indien nodig faciliteiten voor vergaderingen.
- Administratieve ondersteuning: verzorgt agendabeheer, beheert de in- en uitgaande post en zorgt voor het doorsturen van e-mails naar de juiste afdelingen, regelt afspraken, en beantwoordt telefonische en digitale communicatie.
Adventure awaits! Wij zijn Kenonz!
00:34 minuten
Dit ben jij
- Een afgeronde MBO 4-opleiding, bij voorkeur in een administratieve richting;
- Ervaring in een functie waarin je gewend bent om een team te ontzorgen;
- Kennis van administratieve systemen zoals Outlook, Word en Excel is een vereiste.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
- Zowel kunnen werken in teamverband als zelfstandig;
- Het vermogen hebben om snel te schakelen, het overzicht houden en stressbestendig zijn;
- Een flexibele instelling en een hands-on mentaliteit.
Competenties
Als projectondersteuner ben je een duizendpoot. Daarom is het belangrijk dat je over de juiste vaardigheden beschikt.
- Stressbestendig: Er kan veel van je verwacht worden als projectondersteuner. Je bent tenslotte de rechterhand van de projectmanager. Je bent niet alleen de vraagbaak voor betrokkenen bij het project, maar ook bij projecten heb je te maken met deadlines. Je kunt dus goed onder tijdsdruk werken en je raakt niet in paniek bij tegenslagen. Door je brede takenpakket moet je snel kunnen schakelen als er onverwachte dingen gebeuren.
- Sociaal vaardig: Tijdens je werk krijg je te maken met veel verschillende mensen. Het is dan ook van belang dat je goed en duidelijk kunt communiceren. Je hebt natuurlijk te maken met je projectmanager en je weet wat hij of zij van je verwacht en zo niet, dan durf je ook te vragen om helderheid. Je bent een fijne collega die waar nodig weet te delegeren. Naar externe betrokken partijen ben je het visitekaartje van het bedrijf. Je bent op de hoogte van alle aspecten van het project en kunt hier professioneel over communiceren.
- Ordelijk: Door de vele aspecten van een project en je verantwoordelijkheden kan het lastig zijn om het overzicht te bewaren. Door structuur aan te brengen in je documentatiesysteem en dit up-to-date te houden, weet je op ieder moment de informatie te vinden die gevraagd wordt. Ook je projectmanager en collega's moeten in staat zijn het documentatiesysteem te raadplegen. Ordelijk werken is dus niet alleen voor jou noodzakelijk, maar voor de hele voortgang van het project.
"Maatschappelijke impact maken als communicatie- professional voelt waardevol."
Miriam Beintema, Communicatieadviseur
Dit krijg je van ons
- Eindejaarsuitkering
- Pensioen
- Een passend salaris
- Onbeperkte opleidingsmogelijkheden
Zo werkt solliciteren
Sollicitatie via de website of via whatsapp
Zie je een vacature waar je enthousiast van wordt? Dan kun je bij ons via de website of Whatsapp solliciteren.
Telefonische kennismaking
Nadat wij jouw sollicitatie hebben ontvangen nemen we telefonisch contact met je op voor een korte kennismaking. Waar word jij enthousiast van en hoe kunnen wij je helpen bij het vinden van een nieuwe uitdaging?
KENMIJ- app spelen
Vervolgens nodigen we je uit om onze eigen KENMIJ app te spelen. Na het spelen creëert de app een persoonlijkheidsprofiel op basis van hoe jij de vragen vanuit de app hebt beantwoord. Het profiel geeft jou mooie inzichten die later besproken kunnen worden tijdens een persoonlijke kennismaking op kantoor.
Gesprek met talentspecialist op de vestiging
We nodigen je bij ons uit op kantoor voor een persoonlijke kennismaking.
Arbeidsvoorwaardelijk voorstel ontvangen en tekenen
Na een succesvol gesprek sturen we je een arbeidsvoorwaardelijk voorstel toe. Deze bespreken we vervolgens telefonisch en wanneer beide partijen enthousiast zijn tekenen wij het contract fysiek op onze vestiging.
Beginnen
Gefeliciteerd met je nieuwe baan! Op naar nieuwe avonturen met Kenonz!
