De projectsecretaris gaat een of meerdere projectmanagers binnen het Programma Wonen ondersteunen. De projectsecretaris voert regie over de verschillende projectfases van het project en is de rechterhand en op deelaspecten de plaatsvervanger van de projectmanager. Het is aan jou om het complete project inclusief de deelprojecten te monitoren, verbindingen te leggen, informatiestromen te regisseren en het besluitvormingsproces te faciliteren. Daarmee zorg jij op de achtergrond voor een soepel en beheerst projectverloop en draagvlak bij alle betrokkenen. Wij durven best te beweren dat je als projectsecretaris onmisbaar en eigenlijk de motor bent achter onze succesvolle projectenaanpak. 

Daarnaast zorg jij als projectsecretaris voor rust, overzicht en verbinding tussen alle in- en externe stakeholders van het project. Je houd de voortgang van het project scherp in de gaten, signaleert en rapporteert budgetoverschrijdingen naar de projectmanager en monitort de specifieke projectrisico’s. Ook beheer en bewaak je de hele administratieve en financiële projecthuishouding en draag je bij aan de planning en control cyclus. Ook coördineer je in het bestuurlijke besluitvormingsproces en adviseert en ondersteunt de projectmanager bij rapportages en het updaten van projectplannen. Als projectsecretaris neem je deel aan projectvergaderingen, houd je actiebesluitenlijst bij en zorg je voor de opvolging ervan. Verder stel je in opdracht van de projectmanager projectdocumenten op zoals contracten, risicoanalyses en andere beleidsdocumenten.

Je gaat werken in het hart van onze projectenorganisatie en heeft functionele contacten met alle stakeholders die bij het project betrokken zijn. Vaak zijn dat collega’s van andere organisatieonderdelen, onze inwoners of vertegenwoordigers van externe partijen waarmee wordt samengewerkt. 

Een greep uit je verantwoordelijkheden:

De projectsecretaris is de rechterhand van de projectmanager. Je hebt de drive om ieder project succesvol op te leveren. Je houdt het hoofd koel in iedere situatie, bewaart het overzicht en voert op de achtergrond de projectregie zodat de projectmanager zich kan richten op de hoofdlijnen. De rol is dus veelomvattend: je zorgt voor de verbinding tussen de verschillende stakeholders van het project, rapporteert en informeert, organiseert de projectondersteuning, bewaakt de procesvoortgang en zorgt voor onderbouwende stukken in het besluitvormingsproces.

Je laat als projectsecretaris niks aan het toeval over en zorgt er voor dat alle randvoorwaarden zijn ingevuld, projectrisico’s worden gemonitord en de besluitvorming soepel kan verlopen. Je moet dus wel tegen een stootje kunnen! Ook vind je makkelijk je weg in een politiek gestuurde organisatie, is resultaatsgericht, analytisch, legt makkelijk verbanden en is in staat overzicht te creëren. Communicatie is voor jou vanzelfsprekend en je weet dat goed in te zetten om te bereiken wat je wilt.