Collegesecretaresse
Ben jij een ervaren secretaresse die teams helpt slimmer samen te werken en werkprocessen toekomstbestendig inricht binnen Microsoft Outlook en Microsoft 365?
Collegesecretaresse
Dit ga je doen
Als Collegesecretaresse help je het secretariaat bij de overgang naar de nieuwe Outlook en ondersteun je het team bij het ontwikkelen van een efficiënte, uniforme en toekomstbestendige manier van werken. Je kijkt verder dan de techniek alleen en vertaalt de mogelijkheden van Outlook naar praktische werkafspraken die aansluiten bij de dagelijkse praktijk.
Je brengt structuur aan in processen rondom agenda- en mailboxbeheer, afstemming en planning. Daarnaast begeleid je collega's bij het toepassen van nieuwe werkwijzen en zorg je ervoor dat afspraken daadwerkelijk geborgd worden binnen het team.
Werkzaamheden
- Ondersteunen bij de implementatie van de nieuwe Outlook.
- Analyseren van bestaande secretariële werkprocessen.
- Inrichten en verbeteren van werkafspraken.
- Optimaliseren van agenda- en mailboxbeheer.
- Vastleggen van uniforme werkwijzen.
- Verduidelijken van rollen en verantwoordelijkheden binnen het team.
- Begeleiden van collega's in veranderende werkprocessen.
- Adviseren over efficiënter gebruik van Outlook en Microsoft 365.
- Bevorderen van samenwerking en kennisdeling binnen het secretariaat.
- Vastleggen van praktische handleidingen en werkinstructies.
- Zorgen voor duurzame borging van nieuwe werkwijzen.
Adventure awaits! Wij zijn Kenonz!
1 minuut en 48 seconden
Dit ben jij
Must-haves- Ruime ervaring als secretaresse binnen een complexe organisatie.
- Ervaring met agenda- en mailboxbeheer.
- Uitgebreide kennis van Outlook.
- Ervaring met Microsoft 365.
- Ervaring met het verbeteren van werkprocessen.
- Sterke communicatieve vaardigheden.
- Vermogen om collega's mee te nemen in veranderingen.
- Zelfstandig en resultaatgericht kunnen werken.
- Ervaring binnen een gemeente of bestuurlijke omgeving.
- Ervaring op een bestuurs- of directiesecretariaat.
- Ervaring met implementaties van Microsoft 365 of Outlook.
- Ervaring met procesoptimalisatie.
- Ervaring met het opstellen van werkafspraken en werkinstructies.
- Ervaring met verandermanagement of adoptietrajecten.
- Ervaring met teambegeleiding.
Je bent proactief, organisatorisch sterk en denkt in oplossingen. Je weet mensen op een natuurlijke manier mee te nemen in veranderingen en kunt processen helder en praktisch inrichten. Daarnaast ben je communicatief vaardig, klantgericht en in staat om structuur aan te brengen in een dynamische bestuurlijke omgeving.
Herken jij jezelf niet in ieder punt, maar denk je wel dat deze opdracht goed bij je past? Dan maken we ook graag kennis met je.
"Maatschappelijke impact maken als communicatie- professional voelt waardevol."
Miriam Beintema, Communicatieadviseur
Dit krijg je van ons
Jij gaat ervoor, elke werkdag weer. Voor je plezier én voor de volgende arbeidsvoorwaarden:
- 5 weken vakantie
- Een passend salaris
- Onbeperkte opleidingsmogelijkheden
- Telefoon en laptop
- Eindejaarsuitkering
- Reiskostenvergoeding
- Vakantiegeld
- Pensioen
Zo werkt solliciteren
-
01.
Sollicitatie via de website of via whatsapp
Zie je een vacature waar je enthousiast van wordt? Dan kun je bij ons via de website of Whatsapp solliciteren.
-
02.
Telefonische kennismaking
Nadat wij jouw sollicitatie hebben ontvangen nemen we telefonisch contact met je op voor een korte kennismaking. Waar word jij enthousiast van en hoe kunnen wij je helpen bij het vinden van een nieuwe uitdaging?
-
03.
KENMIJ- app spelen
Vervolgens nodigen we je uit om onze eigen KENMIJ app te spelen. Na het spelen creëert de app een persoonlijkheidsprofiel op basis van hoe jij de vragen vanuit de app hebt beantwoord. Het profiel geeft jou mooie inzichten die later besproken kunnen worden tijdens een persoonlijke kennismaking op kantoor.
-
04.
Gesprek met talentspecialist op de vestiging
We nodigen je bij ons uit op kantoor voor een persoonlijke kennismaking.
-
05.
Arbeidsvoorwaardelijk voorstel ontvangen en tekenen
Na een succesvol gesprek sturen we je een arbeidsvoorwaardelijk voorstel toe. Deze bespreken we vervolgens telefonisch en wanneer beide partijen enthousiast zijn tekenen wij het contract fysiek op onze vestiging.
-
06.
Beginnen
Gefeliciteerd met je nieuwe baan! Op naar nieuwe avonturen met Kenonz!
Werken binnen het vakgebied bedrijfsvoering
Bij Kenonz helpen wij jou met het zoeken naar een nieuwe uitdaging binnen de publieke sector. Plezier hebben vinden wij daarin erg belangrijk. Wij blijven dicht bij onszelf en zijn betrokken bij jou als persoon. Ga je samen met ons het avontuur aan?
Vragen? Neem contact
op met Nicole Muileboom
Talent Specialist
Gerelateerde vacatures
-
Jurist Bezwaar en Beroep
Als Jurist Bezwaar en Beroep behandel je zelfstandig bezwaar- en beroepsprocedures binnen...
-
Collegesecretaresse
Als Collegesecretaresse help je het secretariaat bij de overgang naar de nieuwe Outlook en...
-
Inkoopadviseur A
Als Inkoopadviseur A bij gemeente Eemsdelta pak je strategische en complexe inkooptrajecten op en...
Solliciteer met Whatsapp.
- Solliciteer gemakkelijk en snel, zonder het uploaden van documenten.
- Kom direct in contact met een Kenonz medewerker.
- Reageer op jouw droombaan, waar en wanneer je dat wilt.
