Teamleider Secretariaten/DIV

Dit ga je doen

Als Teamleider Secretariaten/DIV a.i. bij Gemeente Noordoostpolder geef je leiding aan twee teams die midden in de organisatie staan: Secretariaten (managementsecretariaat, bestuurssecretariaat en de ambtelijk secretaris van de OR) en DIV, inclusief adviseurs Zaakgericht Werken. Jij brengt stabiliteit en richting in een periode van ontwikkeling. Je stuurt op heldere prioriteiten, maakt afspraken over kwaliteit en levertijd, en zorgt dat producten tijdig en juist landen binnen de planning en controlcyclus. Tegelijk help je teams vooruit in de doorontwikkeling: bij de secretariaten vertaal je de uitkomsten van de quick-scan naar keuzes en verbeteringen, bij DIV bewaak je het toekomstbeeld en begeleid je de stappen van de huidige naar de gewenste situatie. Je werkt onder verantwoordelijkheid van de clustermanager en bent zichtbaar in de organisatie: je toetst adviezen en plannen op kaders, integraliteit en samenhang en je zorgt dat de administratieve organisatie en interne controle doelmatig, rechtmatig en effectief zijn ingericht.

In deze opdracht combineer je dagelijks leidinggeven met het aanjagen van verbetering. Je neemt mensen mee, creëert duidelijkheid en houdt het tempo realistisch, zodat er echt iets verandert en het ook blijft werken.

Je focus ligt op het bieden van structuur en vertrouwen, met aandacht voor vakmanschap en samenwerking. Concreet houd jij je bezig met:

• Leidinggeven aan Secretariaten en DIV: je stuurt het team aan, verdeelt werk en verantwoordelijkheden en bewaakt continuiteit en kwaliteit.
• Doorontwikkeling Secretariaten: je voert het gesprek met medewerkers, helpt keuzes maken en organiseert de implementatie van verbeteringen op basis van de quick-scan.
• Doorontwikkeling DIV: je bewaakt het vastgestelde toekomstbeeld, stimuleert eigenaarschap en borgt dat processen en werkwijzen passend zijn binnen wet en regelgeving.
• Sturen op doelen en planning en control: je zorgt voor tijdige en juiste oplevering van producten en resultaten met de beschikbare mensen en middelen.
• Borgen van administratieve organisatie en interne controle: je bewaakt doelmatigheid, rechtmatigheid en effectiviteit en houdt de basis op orde.
• Toetsen van adviezen en plannen: je kijkt scherp naar kaders, integraliteit en samenhang met andere clusters en schakelt waar nodig met bestuur, directie en organisatie.

Dit ben jij

Je komt terecht in een groep deskundige, bevlogen professionals met hart voor de organisatie. Mensen die hun vak verstaan en die het fijn vinden als er een leidinggevende staat die luistert, richting geeft en ruimte laat. Wat dit werk extra interessant maakt, is de ontwikkeling in het vakgebied: secretariaten en DIV bewegen steeds verder richting slimmer digitaal samenwerken, zaakgericht werken en informatiebeheer dat aantoonbaar op orde is. Jij helpt die beweging concreet maken, mét draagvlak en met oog voor kwaliteit en wet en regelgeving.

• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als teamleider in de afgelopen 10 jaar.
• Aantoonbare ervaring met verander- of verbetertrajecten binnen administratieve/dienstverlenende teams. Geef minimaal 1 voorbeeld met het c.v.
• Beschikbaarheid gegarandeerd voor een periode van minimaal 1 jaar.
• Kandidaat heeft aantoonbare kennis van: de Archiefwet, AVG, basisprincipes van informatiebeheer (zoals DUTO, zaakgericht werken).
• De kandidaat is vanaf de startdatum voor minimaal 32 uur per week inzetbaar. Geef de inzetbaarheid aan met het c.v.
• Je dient een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) met het volgende screeningsprofiel: 11, 12, 13, 41, 53, 71 aan te leveren. Indien dit niet tijdig aangeleverd wordt, is er een ontbindende voorwaarde van toepassing.
• Geen ZZP'er: de werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de reguliere organisatie, onder aansturing van de opdrachtgever en maken onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering. Inschrijvers dienen daarom een kandidaat aan te bieden die werkzaam is op basis van een arbeidsovereenkomst bij de inschrijver.

Wensen

• Affiniteit of ervaring met ondersteunende gemeentelijke diensten, waaronder: secretariaatswerkzaamheden voor management en bestuur.
• Affiniteit of ervaring met ondersteunende gemeentelijke diensten, waaronder: werkzaamheden op het gebied van archivering en documentatie.
• Sterke communicatieve vaardigheden: helder en overtuigend communiceren op alle niveaus.
• Sterke communicatieve vaardigheden: goed kunnen luisteren en feedback geven.
• Je bent van nature een verbinder.
• Ervaring met (coachend) leidinggeven en het motiveren van medewerkers.
• Het is een pre wanneer je ervaring hebt met veranderprocessen en het begeleiden van teams in een dynamische omgeving.
• Doorpakmentaliteit.
• Ervaring met het direct aansturen van teams van ten minste tien (10) medewerkers.
• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan 2 jaar aantoonbare ervaring binnen een gemeentelijke, provinciale of andere overheidsorganisatie.
• Beschrijf uw ervaring met digitale systemen en verandertrajecten binnen DIV of secretariaten (ervaring met DMS / RMA / zaaksystemen, rol in implementatie of optimalisatie, samenwerking met ICT en bestuur).

Werken binnen het vakgebied bedrijfsvoering

Bij Kenonz helpen wij jou met het zoeken naar een nieuwe uitdaging binnen de publieke sector. Plezier hebben vinden wij daarin erg belangrijk. Wij blijven dicht bij onszelf en zijn betrokken bij jou als persoon. Ga je samen met ons het avontuur aan?