De gemeente Eemsdelta realiseert een nieuw multifunctioneel gebouw: het Huis van Cultuur en Bestuur in Delfzijl. In dit gebouw worden het gemeentehuis, een theater en een bibliotheek samengebracht. Het gebouw wordt een plek voor ontmoeting, dienstverlening, cultuur, educatie en debat, met intensief gezamenlijk gebruik van voorzieningen door verschillende organisaties.

Deze ontwikkeling vraagt om een fundamenteel andere inrichting van de facilitaire dienstverlening dan de gemeente Eemsdelta nu kent. De facilitaire functie verschuift van een traditionele, intern gerichte ondersteuning naar een integrale, gastvrije en toekomstbestendige facilitaire dienst, die opereert in een complexe omgeving met meerdere gebruikers, partners en publieke functies.  

De gemeente Eemsdelta heeft hiervoor een conceptvisie opgesteld. Deze vormen het vertrekpunt voor deze uitvraag.

Doel van de opdracht 

Met deze uitvraag zoekt de gemeente Eemsdelta een facilitair adviseur die ondersteuning biedt bij: 

• het ontwerpen van de toekomstige facilitaire dienstverlening voor het Huis van Cultuur en Bestuur; 
• het verhelderen van taken, rollen en verantwoordelijkheden binnen deze nieuwe facilitaire dienst; 
• het verkennen van samenwerkings- en integratiemogelijkheden met aanpalende diensten en partners; 
• het opstellen van functie- en rolprofielen passend bij de nieuwe situatie. 

Het resultaat moet de gemeente in staat stellen om onderbouwde keuzes te maken over de organisatie, formatie en samenwerking, en vormt een belangrijke bouwsteen voor de verdere inrichting en ingebruikname van het Huis van Cultuur en Bestuur. 

Ontwerp van de facilitaire dienstverlening 

De facilitair adviseur wordt gevraagd om, in samenhang met de bestaande conceptvisie, een helder en toekomstgericht beeld te schetsen van de facilitaire dienstverlening binnen het Huis van Cultuur en Bestuur. Daarbij wordt onder andere verwacht: 

• een beschrijving van welke facilitaire diensten worden geleverd (o.a. hospitality, schoonmaak, beveiliging/BHV, catering, repro, post, afval, gebouwondersteuning, servicebalie); 
• de positionering van de facilitaire dienst ten opzichte van:  
• gemeentelijke organisatie; 
• cultuurpartners (theater, bibliotheek e.a.); 
• externe partijen en leveranciers; 
• uitgangspunten voor gastvrijheid, klantgerichtheid, duurzaamheid en efficiëntie, passend bij een multifunctioneel en publiek gebouw.  

Onderdeel van de opdracht is het expliciet maken van: 

• taken, rollen en verantwoordelijkheden binnen de facilitaire dienstverlening; 
• de verdeling tussen regie, uitvoering en toezicht; 
• eigenaarschap en verantwoordelijkheden op het snijvlak van facilitair, huisvesting, gebouwenbeheer, ICT en veiligheid; 
• de verhouding tussen inbesteden, uitbesteden en samenwerking met het Werkbedrijf Eemsdelta. 

Verkenning voor samenwerking en integratie 

De facilitair adviseur voert een verkenning uit naar de mogelijkheden voor nauwere samenwerking of integratie met andere diensten en teams, waaronder in ieder geval: 

• Gebouwenbeheer; 
• BHV, veiligheid en beveiliging; 
• Werkbedrijf Eemsdelta. 

Hierbij wordt verwacht dat verschillende scenario’s worden uitgewerkt, met aandacht voor: 

• voor- en nadelen; 
• organisatorische consequenties; 
• impact op medewerkers; 
• randvoorwaarden voor succesvolle samenwerking.  

Ontwikkeling Functie- en rolprofielen 

Op basis van het gekozen of geadviseerde model ontwikkelt de facilitair adviseur: 

• een set functie- en/of rolprofielen voor de nieuwe facilitaire dienst; 
• per profiel een beschrijving van:  
• taken en verantwoordelijkheden; 
• benodigde competenties en vaardigheden; 
• positionering binnen de organisatie; 
• aandacht voor doorgroei, ontwikkeling en inzetbaarheid van huidige medewerkers. 

Werkwijze en plan van aanpak 

De facilitair adviseur beschrijft in de offerte een concreet en realistisch plan van aanpak, waarin minimaal wordt ingegaan op: 

• de gehanteerde methodiek; 
• de fasering van de opdracht; 
• de wijze waarop stakeholders (gemeente, cultuurpartners, medewerkers) worden betrokken; 
• de rolverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer; 
• de op te leveren producten per fase. 

De gemeente hecht waarde aan een co-creatieve aanpak, waarin analyse en ontwerp hand in hand gaan met dialoog en draagvlak. 

Planning 

De facilitair adviseur voegt een tijdsplanning toe waarin inzichtelijk wordt: 

• de doorlooptijd van de opdracht; 
• de belangrijkste mijlpalen; 
• de samenhang tussen de verschillende onderdelen van de opdracht. 

Kosten en offerte 

De offerte bevat een transparante kostenopbouw, met: 

• een totaalprijs voor de opdracht (inclusief uurtarief); 
• indien mogelijk een uitsplitsing per fase of onderdeel; 
• eventuele aannames en randvoorwaarden. 

Ervaring en referenties 

In de offerte wordt ingegaan op: 

• relevante ervaring met vergelijkbare trajecten (bij voorkeur binnen gemeentelijke of publieke context); 
• ervaring met multifunctionele gebouwen of samenwerking tussen overheid en cultuurpartners; 
• maximaal twee relevante referentieprojecten. 

Beoordeling 

De gemeente Eemsdelta beoordeelt de offertes op basis van: 

• inhoudelijke kwaliteit en passendheid van de aanpak; 
• mate waarin de facilitair adviseur het vraagstuk begrijpt; 
• ervaring en expertise; 
• prijs-kwaliteitverhouding.