Het doel is om een geïntegreerde rapportagestructuur op te zetten die verbonden is met zowel de activiteitenadministratie als de financiële systemen. Hierdoor kunnen het team, de bestuurder en de programmaleider altijd beschikken over actuele en consistente informatie om het programma effectief aan te sturen.

Te leveren deelproducten zijn:

1. Integrale Rapportage:

•  Informatie voor teamvergaderingen, de raad en de stuurgroep over:
• Programma Energietransitie: activiteiten, status (stoplichtmethode), financiën, nieuwe activiteiten en aandachtsgebieden.
• Brede duurzaamheidsactiviteiten.
• Begroting en prestatie-indicatoren.

2. Activiteitenadministratie:

• Een centrale lijst die alle activiteiten omvat en dient als basis voor de integrale rapportage, Teams en Key2financiën.
• Voor elke activiteit: status (stoplichtmethode), contactpersoon, financiën, taaknummer in Key2, doelstellingen en of het onderdeel is van het Energietransitieprogramma of bredere duurzaamheidsinitiatieven.
• Voor elke activiteit een tabblad met focus, deliverables en inkomsten/uitgaven ten opzichte van het budget.

3. Werkwijze:

•  Procesafspraken met projectleiders en ondersteuners om de financiën en administratie actueel te houden.

4. Systemen en Borging:

• Activiteiten herverdelen binnen Teams en Key2financiën.
• De rapportagestructuur borgen bij de programma-ondersteuner, inclusief:
• Key2financiën, begroting en SIZA.
• BTW-controles in samenwerking met Fiscaliade.
• Beheer en verantwoording van subsidies.
• CO₂-monitoring (up-to-date houden en begeleiden van projectleiders)
• Herverdeling en toewijzing van activiteiten/projecten.
• Actueel houden van de activiteitenlijst in alle systemen.