Opdracht omschrijving

De Gemeente Heerenveen wil voor in eerste instantie de periode 1 september 2025 t/m 31 december 2025 (28–32 uur per week) een ervaren projectleider inhuren die leiding geeft aan het oplossen van acute inkooponrechtmatigheden en het opstellen én in gang zetten van een plan van aanpak om toekomstige onrechtmatigheden te voorkomen.

Belangrijke onderdelen zijn het invoeren van contractmanagement, het versterken van de inkoop- en contractmanagementprocessen, het creëren van draagvlak, het doorbreken van patronen en het meenemen van de organisatie en het bestuur in deze verbetering.

Aanleiding

In het kader van organisatieontwikkeling zijn onrechtmatigheden in de inkoopprocessen zichtbaar geworden. Naast de in de jaarrekening 2024 geconstateerde onrechtmatigheid dreigt ook in 2025 en 2026 een verhoogd risico.

Het college wil:

• de huidige situatie spoedig corrigeren;
• structureel borgen van rechtmatige inkoop en contractmanagement;
• daarbij gedrags- en cultuurverandering realiseren met betrekking tot de inkoop en aanbestedingsprocessen.

Een aantal reeds ingezette danwel voorgenomen beheersmaatregelen zijn:

• hogere frequentie van spendanalyses (met functiescheiding en versterkte VIC-rol);
• vooraf bestuurlijk besluit bij onvermijdelijke onrechtmatigheid;
• versterking inkoopkennis en naleving aanbestedingsregels;
• implementeren en versterken contractadministratie en -beheer

De opdracht

Een onderzoek en analyse naar de oorzaak van de ontstane onrechtmatigheid heeft plaatsgevonden door een extern onderzoeksbureau. Binnenkort wort de rapportage met aanbevelingen opgeleverd. De aanbevelingen uit de rapportage krijgen een plek in dit project. 

De opdrachtnemer levert gedurende de opdrachtperiode de volgende resultaten op:

Plan van Aanpak

• Uitgewerkt PVA met concrete maatregelen, mijlpalen en acties voor structurele borging van rechtmatige inkoop.
• Fundering voor een contractmanagementproces met tijdige signalering van risico's.

Implementatie & Cultuur

• Begeleiding bij invoering van procesafspraken en interne controles.
• Organiseren van sessies gericht op houding, gedrag, draagvlak en het doorbreken van patronen.

Stakeholdermanagement

• Actieve en transparante communicatie met college van B&W, portefeuillehouder en organisatie.

Afronding

• Eindrapportage met behaalde resultaten en aanbevelingen voor borging.

De projectleider is verantwoordelijk voor het inhoudelijk en procesmatig leiden van het project om zowel de acute inkooponrechtmatigheid te herstellen als een duurzaam verbeterplan te realiseren voor rechtmatigheid inkoop en contractmanagement. De verantwoordelijkheden omvatten:

1. Ontwikkelen en opleveren van Plan van Aanpak (PVA)

• Opstellen van een concreet, uitvoerbaar PVA met maatregelen, interventies, mijlpalen en verantwoordelijkheden, benodigde personele capaciteit en financiële middelen.
• Zorgen dat het plan bestuurlijk wordt vastgesteld en uitvoering in gang wordt gezet binnen de opdrachtperiode.

2. Begeleiden en coördineren project

• Het instellen van een projectteam en het coördineren en aanjagen van de projectwerkzaamheden.
• Afstemmen en samenwerken met relevante stakeholders.

3. Stakeholdermanagement en communicatie

• Fungeren als aanspreekpunt voor college van B&W en portefeuillehouder over voortgang, risico’s en beslispunten.
• Transparant rapporteren over voortgang, knelpunten en behaalde resultaten aan directie en bestuur.
• Breed informeren en betrekken van de organisatie, zodat begrip, draagvlak en eigenaarschap worden vergroot.

4. Borging en overdracht

• Opleveren van een eindrapportage met: overzicht gerealiseerde herstelmaatregelen; vastgesteld plan van aanpak en status implementatie; advies over structurele borging.
• Zorgen voor een overdracht die de gemeente in staat stelt zelfstandig de verbetercyclus voort te zetten.