Als directiesecretaresse ben jij de proactieve steunpilaar voor de directeur IV Werkbedrijf. Jij zorgt dat de juiste mensen op het juiste moment aan tafel zitten, dat besluiten goed voorbereid zijn en dat afspraken niet alleen gepland worden, maar ook echt landen. Je beheert en bewaakt de agenda met gevoel voor prioriteit en timing, je organiseert overleggen en bijeenkomsten en je handelt correspondentie en stukken zorgvuldig af. Daarbij werk je nauw samen met directieadviseurs en de directiesecretaris, en ben je een vaste schakel binnen het directiesecretariaat. Je signaleert wat er nodig is voordat het gevraagd wordt, houdt overzicht in een dynamische omgeving en tilt de kwaliteit van de ondersteuning steeds een stap verder door werkprocessen te verbeteren waar dat kan.
Je start met een korte afstemming en pakt daarna zelfstandig je werkzaamheden op. Dit is waar jij het verschil maakt:

• Proactief beheren, plannen en bewaken van de agenda van de directeur IV Werkbedrijf, inclusief het stellen van de juiste prioriteiten.
• Voorbereiden, organiseren en faciliteren van overleggen en afspraken, inclusief het afstemmen met betrokkenen en het bewaken van deadlines.
• Zorgvuldig opstellen, redigeren en afhandelen van schriftelijke en mondelinge communicatie, met oog voor toon, detail en vertrouwelijkheid.
• Optimaal samenwerken met directieadviseurs, directiesecretaris en collega’s binnen het directiesecretariaat om de dagelijkse ondersteuning soepel te laten lopen.
• Signaleren van knelpunten en kansen in werkafspraken en processen, en verbeteringen doorvoeren om snelheid en kwaliteit te vergroten.
• Discreet omgaan met gevoelige informatie en zorgen voor een professioneel, betrouwbaar secretariaat dat de directeur volledig ontzorgt.

Je komt terecht binnen het directiesecretariaat, dat organisatorisch valt onder de afdeling Beleid & Advies. De samenwerking is hecht: je schakelt snel, helpt elkaar vooruit en je mag rekenen op collega’s die kwaliteit net zo belangrijk vinden als jij. Wat dit team onderscheidt, is de combinatie van strategische blik en praktische ondersteuning: er wordt geadviseerd over koers en positionering, terwijl jullie tegelijk zorgen dat de directie elke dag effectief kan werken. In het vak zie je een duidelijke ontwikkeling richting slimmer en digitaler samenwerken, met meer aandacht voor informatievoorziening, strak procesbeheer en heldere communicatie. Juist daar ligt voor jou een mooie kans om met structuur, timemanagement en oog voor detail impact te maken.