Als Secretaris afstemmingsoverleg (AO) bij gemeente Groningen ben jij degene die het bestuurlijke proces hanteerbaar en helder houdt. Je verbindt de ambtelijke organisatie, de bestuursadviseur, de woordvoerder en de wethouder door informatie, stukken en afspraken op het juiste moment bij de juiste mensen te krijgen. Je voert de inhoudelijke en organisatorische regie op het afstemmingsoverleg: je bereidt agenda en overleg voor, checkt of alle collegenota’s en bijlagen compleet en op kwaliteit zijn, en legt scherp vast wat er is besloten en wat dat betekent voor de opvolging. In complexe gesprekken herken jij snel de rode draad en vertaal je die naar een duidelijk verslag en concrete acties. Zo help je direct mee aan betere voorbereiding van besluiten en een samenwerking waarin iedereen aangehaakt blijft.
In deze opdracht zorg je onder andere voor een stevig fundament onder het afstemmingsoverleg, door:

• De agenda op te stellen, uitnodigingen te versturen en het overleg strak voor te bereiden (stukken compleet, logisch geordend en op tijd)
• De inhoudelijke en procesmatige kwaliteit van nota’s en procedures te bewaken, samen met stellers en de bestuursadviseur
• De rode draad uit gesprekken te halen en deze helder vast te leggen in verslag en acties
• Acties, deadlines en voortgang te volgen en betrokkenen tijdig te informeren over verwachtingen en afspraken
• De langetermijnagenda te bewaken en te sturen op voortgang, zodat onderwerpen niet blijven liggen
• Constructief samen te werken met alle deelnemers en waar nodig te adviseren over aanpak en proces

Je komt terecht in een omgeving waar meerdere directies samenwerken aan de voorbereiding en ondersteuning van overleggen met wethouders. Per portefeuillehouder is er ondersteuning nodig, en binnen gemeente Groningen werken daarom meerdere AO-secretarissen die elkaar weten te vinden, kennis delen en scherpte houden op kwaliteit. Wat dit team onderscheidt: je werkt dicht op bestuur en inhoud, met collega’s die snappen dat een goed proces rust geeft en ruimte maakt voor betere besluiten. Een ontwikkeling die je in deze rol merkt, is de groeiende behoefte aan heldere, toegankelijke stukken en strakke procesregie in een bestuurlijke context, zodat besluitvorming sneller, transparanter en beter navolgbaar wordt. Daar kun jij met jouw structuur en schrijfvaardigheid echt aan bijdragen.