Als tijdelijke bestuurssecretaresse van de burgemeester van Hengelo zorg jij dat de bestuurlijke ondersteuning strak georganiseerd is en dat de burgemeester kan vertrouwen op overzicht en timing. Je beheert en bewaakt een complexe agenda, brengt structuur aan in mailbox en correspondentie en zorgt dat afspraken, overleggen en representatieve activiteiten tot in de details kloppen. Je houdt actiepunten en deadlines scherp in de gaten, stemt soepel af met bestuur, directie, management en externe relaties, en schakelt zonder omweg wanneer er iets verandert. In deze opdracht draait het om zelfstandigheid, nauwkeurigheid en bestuurlijke sensitiviteit: je ziet wat er nodig is, prioriteert slim en handelt discreet met vertrouwelijke informatie.
In deze rol ga je onder andere aan de slag met:

• Complex agendabeheer: plannen, bewaken en tijdig bijsturen van de agenda van de burgemeester.
• Mailbox en correspondentie: inbox beheren, prioriteren en zorgen voor een heldere opvolging.
• Bestuurlijke overleggen en afspraken: voorbereiden, organiseren en administratief afhandelen van overleggen, afspraken en representatieve activiteiten.
• Proces en actiebewaking: bewaken van actiepunten, deadlines en lopende bestuurlijke processen.
• Stukken en brieven: opstellen, verwerken en afhandelen van correspondentie en stukken.
• Relatiebeheer: onderhouden van contact met bestuurders, directie, management, inwoners en externe relaties.

Je werkt binnen team Services in het domein Bedrijfsvoering. Hier vallen onder andere het bestuurssecretariaat en managementsecretariaat onder. Je komt terecht in een hecht team van 6 secretaressen, met korte lijnen en een professionele, collegiale manier van samenwerken. Je bent bij voorkeur fysiek aanwezig op maandag, dinsdag en donderdag en sluit aan bij de reguliere werkoverleggen. Wat dit team onderscheidt: je krijgt vertrouwen om zelfstandig te handelen, terwijl je altijd kunt sparren met collega’s als het bestuurlijk spannend of complex wordt. Een interessante ontwikkeling binnen het vak is de toenemende digitalisering van bestuurlijke processen en samenwerking in Microsoft 365: jij helpt de ondersteuning efficiënt en overzichtelijk te houden door slim te werken met agenda, mail, documenten en opvolging.