Als eventmanager/griffiemedewerker zorg je ervoor dat alles rondom de bijeenkomsten, vergaderingen en activiteiten van Provinciale Staten soepel, professioneel en tot in de puntjes geregeld is. Jij bent het organisatorisch middelpunt binnen het ondersteuningsteam van de griffie en houdt moeiteloos overzicht in een dynamische omgeving.

In deze rol:

• Regisseer je de volledige organisatie van Statenvergaderingen en PS-evenementen. Je regelt locaties en zalen, schakelt met facilitaire diensten, stemt catering af en werkt draaiboeken uit die iedereen houvast bieden.
• Ben je het vaste aanspreekpunt voor sprekers bij interne en externe bijeenkomsten en zorg je dat zij goed voorbereid deelnemen.
• Coördineer je diverse evenementen, zoals het Provinciespel, “Staten trekken de streken in”, de Opening van het Statenjaar, congressen en werkbezoeken aan o.a. het Huis der Provincie.
• Beheer je het proces rondom wisselingen van Statenleden, fractievolgers en fractiemedewerkers, van administratieve afhandeling tot zorgvuldige begeleiding.
• Ondersteun je de griffier op managementniveau, waarbij je zorgt voor overzicht, planning en secretariële ondersteuning.
• Verzorg je samen met het ondersteuningsteam de digitale stukkenstroom, zodat alle documenten tijdig en correct bij Provinciale Staten en betrokkenen terechtkomen.
• Pak je uiteenlopende administratieve en organisatorische taken op die bijdragen aan een soepel functionerende griffie.

Je werkt nauw samen met de griffiemedewerker en functioneel beheerder. Bij drukte of afwezigheid nemen jullie elkaars taken flexibel over, zodat de continuïteit altijd gewaarborgd is.