Bestuurssecretaresse (Katwijk)

Detachering Bedrijfsvoering 3-5 jaar Mbo Zuid-Holland 32 - 40 uur €2875 - €4064

Solliciteer nu online Solliciteer met Whatsapp

Jij brengt rust, overzicht en daadkracht achter de schermen van het gemeentebestuur.

Senior adviseur projectplanning

Solliciteer nu online Solliciteer met Whatsapp

Dit ga je doen

Als bestuurssecretaresse bij gemeente Katwijk weet jij als geen ander dat goed bestuur begint met een goede voorbereiding. Jij zorgt ervoor dat afspraken kloppen, stukken op tijd beschikbaar zijn en bestuurders zich kunnen richten op de onderwerpen die ertoe doen. Daarmee lever je iedere dag jouw eigen, belangrijke bijdrage aan een leefbare, veilige en toekomstgerichte gemeente.

Voor de gemeente Katwijk zijn we op zoek naar een ervaren bestuurssecretaresse die energie krijgt van een dynamische bestuurlijke omgeving. Een omgeving waarin veel gebeurt, waarin agenda’s kunnen veranderen en waarin je regelmatig meerdere ballen tegelijk in de lucht houdt. Juist daar kom jij tot je recht.

Je start je dag met een blik op de agenda. Wat staat er vandaag op de planning? Welke afspraken vragen extra voorbereiding? Zijn alle stukken compleet en zijn er nog zaken die je onder de aandacht van de bestuurder moet brengen? Jij houdt het overzicht en denkt ondertussen alvast een stap vooruit.

Je ondersteunt één of meerdere bestuurders, zoals een wethouder of burgemeester. Je beheert complexe agenda’s en zorgt ervoor dat afspraken logisch op elkaar aansluiten. Je weet wanneer iets prioriteit heeft, signaleert knelpunten voordat ze problemen worden en stemt waar nodig af met collega’s binnen de organisatie.

Ook de stukkenstroom valt onder jouw verantwoordelijkheid. Je zorgt dat digitale documenten op tijd beschikbaar zijn, bereidt overleggen zorgvuldig voor en zorgt dat dossiers compleet zijn. Zo gaat een bestuurder goed voorbereid een vergadering, afspraak of bijeenkomst in.

Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Via telefoon, e-mail en schriftelijke communicatie zorg jij ervoor dat mensen zich professioneel en prettig geholpen voelen. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende gesprekspartners en weet wanneer je iets zelf kunt oppakken en wanneer afstemming nodig is.

Je rol gaat verder dan de dagelijkse ondersteuning. Je helpt bijvoorbeeld bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen, zoals Dodenherdenking, Veteranendag en de nieuwjaarsreceptie. Ook kun je betrokken zijn bij Koninklijke Onderscheidingen. In dat proces adviseer je aanvragers, beoordeel je voordrachten, bouw je zorgvuldig dossiers op en coördineer je de voorbereiding van de jaarlijkse Lintjesregen en andere uitreikingen. Daarbij onderhoud je contact met verschillende betrokkenen en houd je het volledige proces goed in de gaten.

Je staat er natuurlijk niet alleen voor. Binnen het bestuurssecretariaat werk je samen met meerdere secretaresses. Iedereen heeft een eigen focus op één of twee portefeuillehouders, maar jullie vormen samen één team. Je helpt elkaar, neemt werkzaamheden over wanneer dat nodig is en zorgt er samen voor dat bestuur en organisatie kunnen rekenen op professionele ondersteuning.

Dat maakt deze functie zo interessant: jouw werk speelt zich misschien grotendeels achter de schermen af, maar jouw bijdrage is iedere dag merkbaar. Jij zorgt dat de juiste mensen op het juiste moment over de juiste informatie beschikken. En zo help je mee om de gemeente in beweging te houden.

Adventure awaits! Wij zijn Kenonz!

1 minuut en 48 seconden

Video bekijken: Adventure awaits! Wij zijn Kenonz!

Dit ben jij

Je hebt minimaal een afgeronde secretaresseopleiding;
Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistente;
Je hebt recente ervaring binnen een gemeentelijke organisatie in een secretariële of managementondersteunende functie;
Je hebt ervaring met het rechtstreeks ondersteunen van bestuurders, directieleden, managementteams en/of leidinggevenden;
Je hebt ervaring met het zelfstandig beheren van complexe agenda’s;
Je weet hoe je overleggen, bijeenkomsten en evenementen organiseert en coördineert;

"Maatschappelijke impact maken als communicatie- professional voelt waardevol."

Miriam Beintema, Communicatieadviseur

Lees verder

Dit krijg je van ons

Jij gaat ervoor, elke werkdag weer. Voor je plezier én voor de volgende arbeidsvoorwaarden:

5 weken vakantie
Een passend salaris
Onbeperkte opleidingsmogelijkheden
Telefoon en laptop
Eindejaarsuitkering
Reiskostenvergoeding
Vakantiegeld
Pensioen

Alle arbeidsvoorwaarden

01.

Sollicitatie via de website of via whatsapp

Zie je een vacature waar je enthousiast van wordt? Dan kun je bij ons via de website of Whatsapp solliciteren.
02.

Telefonische kennismaking

Nadat wij jouw sollicitatie hebben ontvangen nemen we telefonisch contact met je op voor een korte kennismaking. Waar word jij enthousiast van en hoe kunnen wij je helpen bij het vinden van een nieuwe uitdaging?
03.

KENMIJ- app spelen

Vervolgens nodigen we je uit om onze eigen KENMIJ app te spelen. Na het spelen creëert de app een persoonlijkheidsprofiel op basis van hoe jij de vragen vanuit de app hebt beantwoord. Het profiel geeft jou mooie inzichten die later besproken kunnen worden tijdens een persoonlijke kennismaking op kantoor.
04.

Gesprek met talentspecialist op de vestiging

We nodigen je bij ons uit op kantoor voor een persoonlijke kennismaking.
05.

Arbeidsvoorwaardelijk voorstel ontvangen en tekenen

Na een succesvol gesprek sturen we je een arbeidsvoorwaardelijk voorstel toe. Deze bespreken we vervolgens telefonisch en wanneer beide partijen enthousiast zijn tekenen wij het contract fysiek op onze vestiging.
06.

Beginnen

Gefeliciteerd met je nieuwe baan! Op naar nieuwe avonturen met Kenonz!

Werken binnen het vakgebied bedrijfsvoering

Bij Kenonz helpen wij jou met het zoeken naar een nieuwe uitdaging binnen de publieke sector. Plezier hebben vinden wij daarin erg belangrijk. Wij blijven dicht bij onszelf en zijn betrokken bij jou als persoon. Ga je samen met ons het avontuur aan?